A. Pengertian :
Dilihat dari asal katanya, kata manajemen atau management dalam Bahasa Inggris berasal dari kata Italia, maneggiare yang kurang lebih berarti menangani atau to handle. Dalam bahasa latin ada kata yang punya pengertian hampir sama yakni manus yang artinya tangan atau menangani.
Sementara berbicara tentang definisi, layaknya istilah-istilah lain dalam kajian Ilmu Sosial, Manajemen juga memiliki sejumlah definisi yang diberikan para ahli. Disini hanya akan dikemukakan satu definisi yang diungkapkan oleh GR Terry sebagai berikut:
Manajemen merupakan sebuah proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-tindakan: Perencanaan, Pengorganisasian, Penggiatan dan Pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.
Definisi tersebut diatas dianggap sebagai salah satu definisi yang paling lengkap dan jelas sehingga banyak dikutip dan diterapkan oleh banyak orang yang berkecimpung dalam bidang manajemen.
Disamping pengertian dan definisi manajemen yang sudah diuraikan tadi, McFarland, 1979 juga mengemukakan empat pengertian manajemen yang biasa digunakan dalam kehidupan sehari-hari:
1. proses-proses pengorganisasian; yakni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, penggiatan dan pengevaluasian.
2. Kata manajemen juga berarti karir atau jabatan
3. Kata manajemen juga dapat berarti kelompok orang yang bertanggungjawab dalam menjalankan sebuah organisasi.
4. Kata manajemen juga dapat merupakan sebuah ilmu atau seni untuk mengatur orang lain
Selanjutnya Harbison dan Myers menggolongkan manajemen itu menjadi tiga tipe, yaitu:
1. Patrimonial Management
Terdapat apabila suatu perusahaan dimiliki oleh sebuah keluarga dan kedudukan-kedudukan yang penting dalam hirarki perusahaan dikuasai oleh anggota-anggota keluarga tersebut.
2. Political Management
Suatu bentuk manajemen dimana kedudukan-kedudukan penting dan pokok dalam organisasi dipegang oleh mereka yang mempunyai hubungan-hubungan politik berdasarkan atas loyalitas pada suatu partai politik tertentu.
3. Profesional Management
Kedudukan yang strategis dan penting diserahkan kepada mereka yang telah memberikan bukti akan kecakapannya, kapasitas, kesanggupan, keahlian atau dengan perkataan lain atas dasar jasa dan hasil yang mereka berikan kepada perusahaan.
B. Fungsi-fungsi Dasar Manajemen
Pada intinya fungsi-fungsi manajemen meliputi fungsi Perencanaan, Pelaksanaan dan Evaluasi. Namun dalam pelaksanaannya fungsi-fungsi dasar tersebut bisa dikembangkan secara fleksibel sesuai kebutuhan organisasi.
Berikut adalah fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan oleh Dessler, 1996:
1. Planning. Meliputi penentuan tujuan, tindakan, pengembangan aturan dan prosedur-prosedur, pengembangan rencana dan melakukan prediksi.
2. Organizing. Meliputi pemberian tugas, bagian-bagian, pendelegasian wewenang, mengkoordinir pekerjaan
3. Staffing, meliputi rekruitmen karyawan, pelatihan dan pengembangan
4. Leading, mencakup pemberian perintah, menjaga motivasi dan semangat kerja karyawan
5. Controlling, menentukan standar, melakukan perbaikan bila diperlukan.
Selain fungsi-fungsi tersebut masing banyak kombinasi fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan oleh banyak ahli antara lain:
| GR. Terry | Henry Fayol | Harold Koontz | Luther Gullick |
| 1. Planning 2. Organiz-ing 3. Actuating 4. Controlling | 1. Planning 2. Organiz-ing 3. Command-ing 4. Coordinating 5. Controlling | 1. Planning 2. Organizing 3. Staffing 4. Directing 5. Controll-ing | 1. Planning 2. Organizing 3. Staffing 4. Directing 5. Coordinat-ing 6. Reporting 7. Budgeting |
KOMUNIKASI DALAM MANAJEMEN
Komunikasi dalam manajemen diibaratkan sebagai “minyak pelumas” bahkan GR. Terry mengatakan bahwa management is communications. Dari pendapat tersebut terlihat betapa pentingnya peran komunikasi dalam kegiatan manajemen.
GR. Terry mengemukakan bahwa dalam suatu kegiatan manajemen terdapat lima bentuk komunikasi, antara lain:
1. Komunikasi formal. Biasanya terjadi dalam jalus komunikasi formal, memiliki wewenang dan tanggung jawab yaitu melalui instruksi-instruksi bentuk lisan dan tulisan sesuai dengan prosedur secara fungsional yang berlaku dari arus atasan ke bawahan atau sebaliknya.
2. Komunikasi non-formal, yaitu di luar komunikasi formal, terjadi secara spontan. Misalnya Sumbang saran yang berkaitan dengan tugas, kewajiban. Efektif digunakan dalam perusahaan yang bersifat padat karya dengan jumlah pekerja cukup banyak, dan tidak terlalu teknis.
3. Komunikasi informal. Seperti halnya komunikasi non formal namun lebih menekankan pada aspek human relations-nya. Atau dengan kata lain digunakan dalam permasalahan di luar pekerjaan secara langsung.
4. Komunikasi teknis. Biasanya hanya dilakukan dan dimengerti oleh orang-orang tertentu saja yang berkaitan dengan kegiatan tersebut.
5. Komunikasi prosedural. Biasanya dekat dengan komunikasi formal, diwujudkan misalnya dalam bentuk pemberian laporan tahuan/bulanan, instruksi tertulis, memo dan lain-lain.
Bahkan menurut M.Kh. Rahman dari enam elemen penting organisasi yaitu :
1. Ukuran organisasi (size)
2. Keterkaitan tindakan (interdependent actions)
3. Konteks tempat dan waktu (bounding in space and duration)
4. Kondisi sumber daya (input of resources)
5. Komunikasi (communication)
6. Target hasil (output of organization)
Komunikasi dipandang sebagai sentral elemen-elemen lainnya dalam kegiatan manajemen organisasi. Alasan pertama, komunikasi memiliki fungsi untuk mempertemukan antara tujuan organisasi dengan terget hasil yang dicapai. Kedua, berfungsi untuk mengadaptasikan perubahan lingkungan organisasi. Ketiga, untuk membina hubungan antar anggota organisasi dalam melaksanakan berbagai tugas (beban kerja) organisasi. Untuk itu, kemampuan komunikasi yang efektif menjadi hal yang mutlak harus dimiliki oleh seorang pelaku organisasi.
Sementara Onong U Effendy mengelompokkan komunikasi dalam manajemen menjadi tiga dimensi, yaitu:
1. Komunikasi vertikal, yaitu arus komunikasi dua arah timbal balik dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, bisa dari atas ke bawah (downward communication) dan bisa dari bawah ke atas(upward communication).
2. Komunikasi horizontal, merupakan komunikasi satu level yang terjadi antara satu karyawan dengan karyawan lainnya atau pimpinan satu departemen dengan departemen lainnya dalam satu tingkatan dan lain sebagainya.
3. Komunikasi eksternal, Berlangsung secara dua arah antara pihak organisasi/lembaga dengan pihak luar.
Komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi ditentukan oleh kebijakan dan arus informasi yang ada dalam organisasi tersebut. Arus informasi akan membentuk pola-pola hubungan atau jaringan komunikasi.
Menurut Stephen P. Robbins pada umumnya dikenal lima model jaringan komunikasi yaitu sebagai berikut:
a) Model Rantai (chain)
Dalam model jaringan komunikasi ini, hanya dikenal komunikasi sistem arus ke atas (upward) dan ke bawah (downward). Model ini hanya memungkinkan adanya hubungan garis langsung (komando) tanpa adanya suatu penyimpangan. Model ini banyak dianut dalam organisasi militer, masalah laporan keuangan, pembayaran gaji dan lain-lain.
b) Model Roda (wheel)
Sistem jaringan komunikasi, disini semua laporan, instruksi perintah kerja dan kepengawasan terpusat satu orang yang memimpin empat bawahan atau lebih dan antara bawahan tidak terjadi interaksi (komunikasi sesamanya).
c) Model Lingkaran (circle)
Pada model komunikasi ini semua anggota/staff bisa berinteraksi pada setiap tiga tingkatan hirarkinyatetapi tanpa ada kelanjutannya pada tingkat yang lebih tinggi, dan hanya terbatas pada setiap levelnya.
d) Model saluran bebas (all-channel)
Model ini adalah pengembangan dari model lingkaran, dimana semua tiga level tersebut dapat melakukan interaksi secara timbal balik tanpa menganut siapa yang menjadi tokoh sentarlnya.
e) Model huruf “Y”
Model ini tidak jauh berbeda dengan model rantai, hanya saja terdapat empat level jenjang hirarki, satu supervisor memiliki dua atasan dan dua bawahan.
Di dalam hubungan komunikasi organisasi biasanya terdapat orang-orang yang memegang peranan penting, diantaranya :
1. Opinion leader. Merupakan pimpinan formal organisasi, meski tidak selalu memiliki otoritas dalam organisasi tersebut, namun dapat membimbing perilaku ataupun sikap anggotanya.
2. Gate keepers adalah individu-individu yang mengontrol arus informasi antara anggota-anggota organisasi. Ia memiliki wewenang untuk memutuskan apakah satu informasi itu penting atau tidak
3. Cosmopolites, merupakan penghubung organisasi dengan pihak luar (public external)
4. Bridge, merupakan anggota kelompok atau klik dalam suatu organisasi yang menghubungan kelompok yang satu dengan kelompok yang lain.
5. Liaison. Hampir sama dengan bridge, yaitu menghubungan kelompok satu dengan kelompok yang lain hanya liaison bukan merupakan anggota dari salah satu kelompok itu.
TAHAP-TAHAP OPERASI KOMUNIKASI
Jika kita melakukan suatu proses komunikasi, maka komunikasi itu sengaja kita lakukan dan bukan karena lasan kebetulan. Akan tetapi sengaja atau tidak, setiap kegiatan kita dalam mencapai sesuatu ada proses yang m,engiringi sebelumnya agar pencapaian hasil atau efek dapatlah optimal. Empat tahap menurut Cultif dan Center itu adalah :
1. Fact Finding, ini bukan research atau survey.
2. Planning and Programming, dari data dan fakta yang kita punya kita dapat melakukan perincian secara teratur dan berurutan tentang langkah-langkah yang akan dilaksanakan. Dan dengan programming kita melakukan perincian waktu (timing) secara teratur dan menurut urutan tertentu, tentang pelasanan langkah demi langkah dari planning itu.
Menurut Cultip dan Center sesuatu perencanaan operasi komunikasi membutuhkan :
1. A searching look backward perhatian yang sungguh terhadap faktor-faktor situasi yang dapat mempengaruhi setipa komunikasi
2. A deep look inside pemeriksaan yang mendalam terhadap fakta, opini yang terkumpul, terutama dalam validitasnya
3. A wide look around penilaian yang tepat tentang situasi yang dihadapi, baik politik, sosial, ekonomi juga kecenderungan situasi
4. A long, long look a head jauh melihat ke depan yakni pada tujuan yang ingin dicapai dan efeknya kepada kita, diri kita, lembaga kita, dan bahkan daerah atau negara kita
3. Communicating
4. Evaluation
Contoh kasus dalam pelaksanaan empat tahap di atas :
Perusahaan Standard Oil’s di kota Manota akan menutup Sale & Division untuk efisiensi. Tapi efeknya adalah :
Ø 600 karyawannya harus pindah pekerjaan, jangan sampai nganggur
Ø masyarakat Mankota akan kehilangan pendapatannya
Ø para langganan di kota jangan sampai menjadi hilang
Ø publik di kota akan muncul rasa ingin tahu terhadap penutupan perusahaan dan karenanya harus jangan merugikan perusahaan
Apa yang harus dilakukan oleh pengelola perusahaan menghadapi kasus di atas??
Jawabannya
1. Perusahaah mengadakan penelitian tentang bagaimana cara agar pengumuman itu dapat berakibat positif
2. Langkah selanjutnya, kapan pengumuman itu dilaksanakan. Ini berarti bahwa 1. Timing-nya 2. Pengumuman itu harus setepat-tepatnya, sebelum menjadi desas desus 3. tetapi pengumuman itu harus sejalan dengan rencana pelaksanaan penutupan yang lengkap dan ke-4 perkiraan tentang pengertian masyarakat setempat sudah jelas diketahui
3. Pelaksanaannya
4. Evaluasinya (ternyata hasilnya adalah positif)
STRATEGI OPERASI
Mungkin istilah strategi kurang tepat apalagi kalau dilihat dari istilah militer yaitu I art of planning operations is war, specially of the movement of armies and navies into favourable position of fighting. Tetapi karena komunikan kita adalah banyak menerima sumber informasi dan banyak pihak maka strategi agar proses komunikasi yang kita lakukan berhasil guna dan sesuai dengan tujuan yang kita lakukan maka pemahaman akan strategi operasi komunikasi perlu kita ketahui. Maka strategi dalam komunikasi adalah cara mengatur pelaksanaan operasi komunikasi agar berhasil.
Dalam perencanaan strategi operasi komunikasi ini perlu diketahui faktor-faktor keberhasilan yaitu :
1. Tujuan komunikasi. apakah yang hendak kita capai dengan operasi komunikasi itu. Bentuk komunikasi yang sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai apa yang akan digunakan
2. Media apa yang paling tepat digunakan
3. Tingkat efektifitas dari pesan yang paling mendapat perhatian audience/komunikan
Secara tidak langsung (komunikasi massa) berfungsi untuk memberikan kesadaran umum atau disebut oleh Frank Wilder dengan fasic awareness. Kesadaran umum yang dimaksud adalah tingkat pengertian umum saja. Karenanya kita cukup memilih bentuk komunikasi yang tidak langsung atau melalui media. Sementara fungsi komunikasi langsung adalah memberikan detailed message pesan terperinci. Ini berarti, bahwa komunikasi langsung hendak mencapai lebih dari sekadar kesadaran umum saja. Jadi, bila menghendaki komunikannya yakin sampai pada hal yang sekecil-kecilnya mengenai sesuatu pesan, gunakan komunikasi ini baru diuji kadar pemahamannya dengan komunikasi tidak langsung.
COMMUNICATION NETWORKS
Untuk mengingat kembali, istilah jaringan komunikasi ini adalah proses komunikasi yang terjadi dari setiap keterlibatan komponen-komponen yang ada dalam komunikasi tersebut. Dari proses pengiriman sampai hasil yang dicapai. Wilbur Schramm menyebutkan dengan lima unsur utama yaitu : source – encoder – signal – decoder and – destination. Harold D. Laswell menyebutkan dengan skema who – says what – in which channel – to whom – and with what effect.
Unsur atau elemen ini adalah bagian-bagian terpenting yang mutlak harus ada pada suatu kesatuan atau keseluruhan walaupun ada faktor lain/pendukung. Yang mungkin saja ada. Dalam komunikasi antar persona dan kelompok, nampaknya mudah bagi kita untuk memulai mengadakan komunikasi. Akan tetapi jagan terlalu disederhanakan, karena apa dengan kita saja mereka melakukan komunikasi (berdiri sendiri) atau disebabkan sebelumnya telah berkomunikasi dengan pihak lain? Berbeda lagi dengan komunikasi massa. Menentukan siapa sumbernya bisa jadi sulit untuk dapat ditentukan?
Pada hakikatnya komunikasi itu adalah abstrak. Ia akan berebtuk fisikal atau kongkret jika telah disalurkan melalui suatu media tertentu. Mengenai media ini secara umum dikenal dua jenis yaitu media umum dan media massa, yang menurut David K. Berlo setiap media itu hanyalah salah satu bagian dari cahnnel atau saluran saja. Akan tetapi menurut Edward Sapir disamping media, ada fasilitas-fasilitas tambahan dalam penyaluran suatu pesan komunikasi yaitu :
1. fundamental techniquess atau proses primer misalnya bahasa atau lambang-lambang
2. secondary techniquess adalah media bantu seperti kertas, mesin tik, komputer tau hal lain yang dianggap memudahkan berlangsungnya suatu proses komunikasi.
TRANSAKSI KOMUNIKASI
Secara umum sebuah proses komunikasi yang terjadi dari proses encode-decode bisa disebut sebuah transaksi. Secara normal komunikan akan mendapatkan atau bahkan melakukansesuatu seperti yang diharapkan oleh sumber atau komunikatornya. Dengan konsep komunikasi berjalan berimbang setiap pihak saling bergantian posisi dalam transaksi tersebut, tidak hanya satu jalur atau pihak saja.
Dalam banyak kasus dapat terjadi situasi komunikasi yang justru menjadi perbedaan pengertian diantara pihak-pihak yang berproses tersebut. Masalah kesepahaman arti ini dikenal istilah divergent dan konvergent transactions. Divergen adalah pengartian yang tidak tepat oleh salah satu pihak pelaku komunikasi. Dengan contoh, kasus penduduk suku Samin di Blora ketika disensus tentang jumlah anak semua kepala keluarga menjawab jumlah anaknya ‘cuma’ dua, padahal realitasnya mereka beranak banyak bahkan prinsip “setiap anak punya rejeki” atau “banyak anak banyak rejeki”, “orang dikasih anak oleh Tuhan aja koq nggak mau” itu dipegang kuat. Sehingga membuat penyensus kebingungan dan menanyakan kenapa dijawab dua padahal anak mereka banyak. Dengan tenang mereka menjawab : betul anak mereka cuma dua karena hanya jenis kelamin laki-laki dan perempuan tidak ada yang wandu/banci ?
Sementara konvergen adalah kesesuaian arti diantara pelaku komunikasi, atau tingkat penyesuaian tujuan dari pesan yang terjadi. Misal, seorang suami mendapatkan uang cukup banyak tapi ingin merenovasi rumah yang dianggap tidak layak. Sedang istri memilih dengan uang itu beli mobil agar tidak kepanasan atau kehujanan saat bepergian. Akhirnya terjadi kesepahaman dengan mengambiol kesepakatan beli mobil tidak yang baru tapi masih bagus, tidak sering digunakan agar hemat atau cepat rusak, ke kantor karena jaraknya dekat sesekali jalan kaki dan sebagian uang utnuk merenovasi rumah. Disini terjadi kesesuaian dengan tujuan masing-masing.
Kasus : bagaimana dengan orang Jawa yang mengatakan ‘ya’ tapi bermakna ‘tidak’?
Dalam transaksi komunikasi digunakan channel berupa tiga bentuk yaitu :
1. the spoken word
2. the printed word and symbol dimana membaca dan menulis dibutuhkan
3. the visual image seperti gambar, foto, TV, bahasa tubuh, diagram atau lainnya
Kesalahan atau kegagalan dalam melakukan sebuah transaksi komunikasi dapat diketahui dari :
1. Pada sumber ; dimana sangat tergantung pada knowledge, attitudes and behaviour. Seperti pertanyaan apakah mereka bisa dipercaya, betul atau salah. Bisa dipercaya atau tidak, jelas dan konsisten. Apakah lengkap yang mau disampaikan.
2. Pada proses pengiriman (perlu diingat kembali teori Eric Berne !)
3. Penggunaan media : media langsung atau tidak sangat menentukan kegagalan dan keberhasilan sebuah proses komunikasi
4. Proses penerimaan ; dengan kapasitas dan daya terima komunikan menangkap sebuah pesan
5. Pada penerima sama dengan problem nomer satu tergantung tingkat knowledge, attitudes and behaviour.
PERENCANAAN
Definisi menurut Webster’s New College Dictionary 1979 :
Ø A method for advising ang end
Ø A customary way of doing something
Ø A detailed formulation of program of action
Kedudukan perencanaan dalam proses komunikasi merupakan sebuah kebutuhan bahwakan Hall menyebutkan tingkat pentingnya yaitu :
1. memastikan tujuan
2. menentukan cara mencapai tujuan tersebut
3. apa implikasi yang akan digunakan
4. waktu yang dibutuhkan dalam proses
5. bagaimana kelangsungan dari program tersebut
Untuk seorang individu perencanaan menduduki tempat terpenting dalam sebuah komunikasi. Karena perencanaan sebenarnya adalah aktifitas manusia yang berguna untuk memapankan image dengan situasi nyata dan menggambarkan pilihan atau urutan pelaksanaan dan hasil uji untuk mengembangkan keinginan akhir (tujuan). Maka perencanaan mempunyai batasan yang terkait dengan mental individu dan prosesnya :
1. skopenya terdiri dari jumlah, variasi dan kompleksitas dari issu/masalah yang kan diselesaikan
2. stabilitas, berapa faktor yang disetujui, pembuatan keputusan dan kesimpulan yang bisa digunakan untuk mengadakan sebuag perubahan
3. kelengkapan, bahwa semakin lengkap data akan semakin bagus
Komponen Perencanaan :
1. Identifikasi masalah
2. Penjelasan tujuan yang berhubungan dengan masalah
3. Pengembangan strategi untuk mengatasi masalah tersebut
4. Penyiapan rencana pelaksanaan
5. Pengembangan evaluasi
Sementara Kriteria Tujuan Perencanaan Komunikasi yang Baik adalah :
1. Pembahasan masalah komunikasi sesuai target usaha :
a. kesesuaian karakteristik personal antara sumber dengan penerima
b. Pemilihan media apakah ada yang terlewati atau tidak
c. Jaringan kerja lain yang bisa membantu mengembangkan perencanaan seperti yang kita butuhkan
d. Kesesuai pesan dalam jaringan kerja tersebut
2. Kesempatan untuk melakukan perubahan atas masalah atau target terkait dengan tipe dan ukuran perubahan yang kita inginkan
3. Tipe pengukuran yang digunakan dalam sebuah evaluasi
4. Jadwal waktu untuk pelaksanaan perubahan masalah atau target bila ada.
Secara sederhana Cultif dan Center merumuskan perencanaan yang baik dengan :
1. Apa yang hendak dicapai dengan komunikasi itu.
2. Bentuk komunikasi apa yang akan dilakukan
3. Bagiaman prose penyaluran informasi
4. Publik mana yang menjadi sasaran
Level Perencanaan
Untuk bisa menjelaskan apakah perencanaan dilakukan oleh tidak sekadar individu perlu diberikan beberapa contoh level perencanaan dan bentuk aplikasi.
| Level pengambil keputusan tingkat nasional | Tujuan ekonomi dan sosial Kebudayaan dan ideologi Prioritas pembangunan Tujuan sektoral | Rencana lima tahunan Rencana anggaran Regulasi media massa Rencana telekomunikasi |
| Level perencanaan tingkat menteri | Pembagian sumber daya Koordinasi program | Rencana pembagian media Lembaga informasi nasional Kespakatan khalayak, media dan pesan Koordinasi diantara menteri |
| Level Lembaga : 1. Level kebijakan manajerial | Rencana proyek pengembangan Rencana sektor pendukung Membuat anggaran internal | Identifikasi kebutuhan pengembangan Tanggapan pernyataan kebijakan menteri dari sisi misi, tujuan, anggaran, dan laporan-laporan |
| 2. Level strategi supervisor | Rencana proyek komunikasinya, terkait dengan masalah pengembangan Evaluasi lintas sektoral | Integrasi proyek lintas bidang Pembagian media dan pesan Penelitian metode yang tepat |
| 3. Level pelaksana proyek | Sasaran komunikasi, analisa khalayak, strategi media dan pesan-pesannya Evaluasi rutin dan nonrutin | Proposal proyek Rencana proyek Laporan semi dan akhir |
Buatlah contoh sebuah perencanaan sebuah program/kegiatan dari tiga level perencana di atas terkait dengan pemahaman Anda akan perencanaan yang baik !
TAHAP PELAKSANAAN
Bagaimanapun baikanya suatu perencanaan jika cara penyampaiannya tidak tepat maka komunikasi itu tidak akan berhasil. Maka tahap pelaksanaan komunikasi juga merupakan faktor yang sangat penting. Dalam operasi komunikasi Joseph Klapper meyebutka tiga faktor penting yaitu :
1. Group membership bagaimana tiap individu sudah menganut nilai dan keyakinan tertentu, menjadi anggota organisasi/partai tertentu atau telah mempunyai pendirian sendiri.
2. Selective processes setiap individu mempunyai sikap selektif, menerima pesan karena faktor personalnya
3. Predispositions kemungkinan perubahab opini atau pendirian bila telah prodisposed to change dengan alasan mungkin tidak puas atau sudahj tidak tepat.
Joseph Klapper menyatakan bahwa komunikasi massa saja tidak cukup untuk melakukan perubahan opini seseorang tapi harusdisusul dengan komunikasi yang lain. Senada dengan itu Paul Lazarfeld menemukan dalam penelitiannya bahwa setipa komunikasi massa hanya cukup untuk membuat seseorang menjadi ‘sadar’ akan masalah tetapi belum berarti telah berubah pendapatnya. Maka harus diikutkan sebuah komunikasi persona atau kelompok yang tepat.
Syarat Komunikasi Efektif Menurut Wilbur Schramm (The condition of succes in communication) :
1. Pesan haruslah direncanakan dan dosampaikan setepat mungkin untuk menarik perhatian sasaran yang dituju
2. Pesan harus menggunakan tanda-tanda yang didasarkan pada pengalaman yang sama antara komunikator dan komunikan, sehingga terjadi kesamaan pengertian
3. Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi dari sasaran dan menyarankan cara-cara untuk mencapai kebutuhan tersebut
4. Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan yang layak bagi situasi kelompok dimana kesadaran pada saat ia digerakkan untuk emmberikan respon sesuai yang dikehendaki
Wilbur Schramm menambahkan :
1. Suatu pesan akan lebih besar kemungkinan berhasil bila sesuai dengan pola-pola pengertian, sikap, nilai-nilai dan tujuan dari sasaran
2. Efek komunikasi adalah hasil dari paduan sejumlah kekuatan, dimana pihak komunikator hanya menguasai satu kekuatan saja
EVALUASI
Pada hakikatnya jika membahas evaluasi sebnarnya mengulang tahap perencanaan karena proses kerja hampir sama. Bedanya kalau dalam tahap pertama kita menyelidiki situasi yang akan dihadapi dalam proses penyampaian komunikasi, maka tahap ini kita menuelidiki situasi akhir apakah ada pengarauh dari proses komunikasi yang kita lancarkan.
Tetapi yang paling penting ialah evaluasi akhir adalah untuk memperoleh data apakah kita berhasil atau tidak. Kalau terdapat kesalahan maka harus segera diperbaiki dan tidak dapat diulang lagi. Dan jika berhasil maka operasi komunikasi tersebut bisa dilanjutkan dengan operasi komunikasi yang lain. Bahkan dalam komunikasi yang teratur dan efektif evaluasi itu dapat dilaksanakan sebelum, selama, dan sesudah komunikasi itu dilancarkan.
KONSEP DATA DAN INFORMASI
Data : keterangan-keterangan yang bersifat kualitatif maupuhn kuantitatif yang belum diolah, data bisa jadi informasi bagi orang lain tapi belum tentu bagi kita. Untuk dapat memperoleh informasi dari data yang kita miliki maka ada empat metode pengumpulan data yang bisa kita gunakan (Burch and Strater) :
1. Pengamatan langsung
2. Wawancara
3. Koresponden
4. Angket
Informasi : data yang telah diolah sedemikian rupa menjadi bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam proses pengambilan keputusan pada masa sekarang (Gordon B. Davis)
Fungsi informasi menurut Burch and Strater adalah untuk :
1. to reduce variety of choise
2. to provide a set of standars, measurement rules, and decision rules for the determination and decimination of error seignals and feedback for control purposes.
MEMPRODUKSI INFORMASI DARI DATA
Langkah-langkah yang perlu diambil dalam pengolahan data adalah dengan menggunakan berbagai sarana baik manual maupun nonmanual sehingga data dapat digunakan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Burch and Strater metode pengolahan data yang penting adalah :
1. manual, data diproses dengan hanya mengandalkan ketrampilan manusia tanpa bantuan alat
2. elektromekanikal, data diproses dengan mengandalkan ketrampilan manusia dengan bantuan alat eletronik
3. punched card equipment, data diproses dan dicatat dalam suatu kartu untuk di file
4. elektronik computer, pengolahan data dengan menggunakan komputer
Burch and Strater mengatakan bahwa paling tidak ada 10 langkah pengolahan data :
1. Capturing (pencatatan)
2. Verification (pengecekan)
3. Classifying (penggolongan)
4. Sorting (penyortiran)
5. Summarizing (peringkasan)
6. Calculating (penghitungan)
7. Storing (penyimpanan)
8. Retrieving (pengambilan kembali)
9. Reproducing (pemproduksian kembali)
10. Distributing and communicating
Informasi Yang Ekonomis
Informasi merupakan sumber berharga dalam organisasi manapun, tanpa informasi resmi sebagaian besar organisasi tidak dapat hidup. Pada banyak organisasi terdapat kecenderungan untuk mengembangkan efektifitas dan penggunaan informasi melebihi kebutuhan-kebutuhan resmi dan pemecahan masalah rutin. Dalam usaha meningkatkan kemajuan organisasi, manajemen dan hal-hal pokok lainnya secara aktif mencari masalah baru untuk dipecahkan.
KEAHLIAN DASAR KOMUNIKASI
Tujuan dari manajemen komunikasi adalah mengelola kegiatan komunikasi agar bisa berjalan dan mencapai hasilnya secara efektif. Untuk mencapai tujuan tersebut maka seorang manajer komunikasi harus menguasai keahlian-keahlian dasar komunikasi yang dapat dipelajari dalam tugas atau program-program formal dan latihan yang berkesinambungan, sehingga keahlian tersebut bisa menjadi bagian dari modal seorang manajer dalam berhubungan dan mengelola orang lain.
Kelima keahlian tersebut adalah:
1. Mendengar,
2. Memberi dan menerima umpan balik
3. Menunjukkan ketegasan
4. Menangani konflik
5. Memecahkan masalah
Ad. 1. Mendengar.
Mendengar yang dimaksud disini adalah mendengar secara aktif, sehingga pesan akan diterima tidak akan keliru atau menyimpang dari pesan yang disampaikan, dan pelaksanaan dari pesan itupun akan sesuai dengan yang diharapkan.
Ad. 2. Memberi dan menerima umpan balik
Keahlian ini sering diabaikan orang, padahal untuk bisa menjadi seseorang yang ahli dalam memberi dan menerima umpan balik itu bukan hal yang mudah. Untuk itu ada kiat-kiat untuk meningkatkan keahlian dalam bidang ini:
a) Berikan umpan balik secara spesifik
b) Berikan alasan untuk komentar anda
c) Pusatkan pada perilaku yang dapat diubah
d) Berikan uraian bukan evaluasi
e) Ungkapkan pendapat sebagai opini bukan fakta
f) Berikan uraian yang konstruktif
g) Hindari ungkapan-ungkapan yang menyerang
h) Berikan pujian
i) Berikan kritikan
j) Bila bertentangan dengan seseorang:
· Nyatakan keberatan dengan jelas
· Ungkapkan keraguan dengan cara yang konstruktif
· Bersedia mengubah pendapat jika lebih banyak fakta yang muncul
· Berikan alasan-alasan untuk keberatan anda
· Menyadari bahwa orang lain mungkin mempunyai sudut pandang yang berbeda dari anda
k) Bila menolak permintaan :
· Jawaban singkat, jelas
· Beri alasan
· Jangan bertele-tele dalam meminta maaf
Berikut adalah kiat dalam menerima umpan balik :
a) Dengarkan dengan teliti
b) Pikiran tetap dingin
c) Perhatikan hal-hal yang dipertanyakan/ menjadi keberatan
d) Ungkapkan kembali dengan kata-kata sendiri apa yang anda dengar
e) Pastikan persepsi anda mengenai apa yang anda dengar
f) Minta penjelasan/contoh
g) Jangan berlebihan dalam reaksi anda terhadap umpan balik
h) Evaluasi ketepatan dan manfaat potensial umpan balik tersebut bagi anda
Ad. 3. Menunjukkan ketegasan
Ketegasan terletak diantara perilaku rendah diri dan perilaku agresif. Perilaku tegas memungkinkan seorang pimpinan untuk mengatakan apa yang diinginkan tanpa berlebiohan atau berlaku kasar terhadap orang lain. Dalam hal ini seorang pimpinan harus bersedia bernegosiasi dengan stafnya.
Ad. 4. Menangani konflik.
Konflik, ketegangan, masalah dengan individu atau kelompok lain dalam organisasi tidak dapat dihindari. Untuk bisa menangani konflik yang terjadi seorang manajer komunikasi bisa menggunakan pendekatan-pendekatan berikut:
a) Gunakan pendekatan mendengar aktif dan reflektif
b) Gunakan pendekatan perilaku yang tegas
c) Kurangi kendala-kendala komunikasi antar pihak yang terlibat
d) Pusatkan perhatian pada pokok-pokok masalah
e) Kenali dan nilailah dengan teliti tindakan yang diputuskan
Ad. 5. Memecahkan masalah
Memecahkan masalah berbicara tentang mencari suatu bentuk kesepakatan bersama mengenai keputusan dan tindakan yang harus diambil dalam situasi bermasalah. Proses membagi masalah ini harus dilaksanakan dengan melibatkan orang lain.
Keahlian-keahlian komunikasi yang dimiliki manajer itu bisa diterapkan secara padu padan, untuk keperluan itu diperlukan juga penguasaan atas dua keahlian lain:
1. Konseling (councelling)
2. Pelatihan (coaching)
Ad. 1. Konseling adalah pertemuan tatap muka yang bersifat rahasia dan tidak mengarahkan namun dimaksudkan untuk menolong orang lain memahami diri dan perasaannya. Konseling efektif dapat dilakukan dengan tujuh langkah berikut:
a) Persiapkan diri untuk pertemuan konseling
b) Rumuskan tujuan pertemuan
c) Ungkapkan permasalahannya
d) Dapatkan pandangan karyawan
e) Perjelas permasalahannya
f) Bantu karyawan mengembangkan pemecahannya
g) menindaklanjuti
Ad. 2 Proses coaching terdiri dari tiga tahap:
a) Mengidentifikasi kesempatan untuk menata tugas-tugas yang dikerjakan
b) Mempersiapkan sistem pemantauan
c) Mengukur pencapaian tugas terhadap target
Kemampuan komunikasi yang dituntut dalam coaching adalah:
· Menetapkan target-target yang jelas dan dapat dipenuhi
· Mempersiapkan dan mempertahankan hubungan kerja yang erat dengan bawahan
· Mempertahankan cara pemecahan masalah bersama
· Memahami perasaan pribadi yang dibimbing
· Mendengar dengan aktif
0 Response to "KONSEP DASAR MANAJEMEN "
Post a Comment