JENIS PUSAT ARSIP ( RECORDS CENTER)

A.  Berdasarkan Lokasi

     Pemilihan lokasi pusat arsip harus dilaksanakan secara tepat, baik dari segi efisiensi maupun  efektifitasnya. Secara garis besar jenis pusat arsip berdasarkan lokasinya dibedakan menjadi dua, yaitu:

1. Onsite ( Lokasi di dalam)

     Pusat arsip yang dibangun menyatu dengan gedung perkantoran atau merupakan salah satu ruangan dari gedung tersebut, diistilahkan sebagai onsite records center.

     Keuntungan :

a.    Dapat langsung mengawasi

b.    Mudah dijangkau

c.    Cepat dalam pelayanan

     Kerugian :

     Relatif mahal, terutama dilokasi bisnis dan perkantoran.

2. Offsite (Lokasi di luar)

Pusat arsip yang dibangun di luar atau menyewa ruang yang terpisah  dari lokasi kantor tersebut sebagai Offsite records center.  Pemilihan lokasi ini harus dilakukan secara cermat dan teliti.

Hal –hal yang perlu mendapat perhatian yaitu:

-          Bebas polusi

-          Aman (dari kebakaran dan kebanjiran, bebas bencana alam)

-          Didukung oleh sarana transportasi yang memadai

Adapun faktor –faktor yang menjadi pertimbangan membangun Pusat  Arsip yaitu :

a.      Faktor Biaya

Untuk menghemat biaya ada 3 (tiga) hal yang menjadi perhatian :

1.      Lokasi (di daerah yang relatif mudah, di luar kota, jangan di daerah perkantoran atau pusat perdagangan).

2.      Buatlah gedung sesederhana mungkin (tapi aman dan kuat) ;

3.      Peralatan (pilih yang relatif murah, namun tetap aman dan kuat)

b.      Faktor Jalan Masuk

Pilihan 1okasi di luar kantor faktor jalan masuk fiarus mendapat perhatian khusus. Arsip harus tetap dapat disajikan dalam secara tepat, lengkap serta cepat. Harus diperhatkan pula kernuda!ian bagi pengiriman arsip.

B.  Berdasarkan Kepemilikan

Keputusan untuk membangun sebuah Pusat Arsip, menyewa ruangan atau menitipkan arsip pada suatu perusahaan jasa penitipan arsip (records center commercial) harus didasarkan pada efisiensi dan efektifitas. Berdasarkan kepemilikannya suatu pusat arsip dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

1.  Milik

Membangun Pusat Arsip bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, tidak hanya membangun sebuah gudang, harus mengikuti aturan tertentu yang antara lain :

Murah, Aman, Acessible.

2.  Records Center Komersial

Menitipkan arsip pada perusahaan jasa penitipan arsip.

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan yaitu :

a). Pelayanan

b). Lokasi

c). Keamanan

d). Kenyamanan

e). Konstruksi Bangunan

f). Fasilitas

g). Profesionalisme

II.      GEDUNG PUSAT ARSIP

A.  Fisik

Konstruksi gedung Pusat Arsip dianjurkan sebagai berikut :

-      Hindarkan penggunaan bahan yang mudah terbakar, serta mendatangkan rayap.

-      Jendela buat seminimal mungkin (10% dari luas tembok).

-      Tidak perlu didesign full AC.

-      Konstruksi rumah panggung dapat menjadi pilihan.

-      Luas dan tinggi, atau bertingkat.

B.  Tata Ruang (Lay Out)

Pengaturan ruang yang balk adalah pengaturan yang memanfaatkan ruang seefesien mungkin, balk secara horizontal maupun vertikal. Secara garis besar ruangan pusat arsip dapat dibagi menjadi empat didasarkan pada fungsinya yaitu :

1.      Ruang kantor, terletak dibagian paling depan, digunakan untuk bekerja para pegawai, luasnya tergantung pada jumlah pegawai.

2.      Ruang referansi, terletak dibagian depan, namun lebih kedalam jika dibanding ruang kantor, dipergunakan untuk kepentingan layanan arsip.

3.      Ruang       p roses,           adalah  ruangan           yang    dipergunakan  untuk memproses arsip (menyortir, memberkaskan, menata dalam boks, membuat daftar). Ruang proses ini terletak disebelah dalam clan tidak sembarang orang boleh masuk.

Ruang proses dapat terdiri atas 3 bagian :

-          Ruang transit, untuk menyimpan atau menaruh arsip yang baru datang.

-          Ruang pengolahan, untuk menyortir, mendaftar, rliemasukkan dalam boks clan sebagainya.

-          Ruang pemusnahan, untuk memusnafikan arsip.

4.      Ruang penyimpanan, ruang ini merupakan ruangan yang paling luas.

Minimal suatu Pusat Arsip terdiri harus terdiri atas ruang penyimpanan clan ruang kantor.

Secara ideal suatu pusat arsip meliputi unsur-unsur ruang sebagai berikut :

-          Ruang penyimpanan

-          Ruang penerimaan     

-          Ruang pengolahan

-          Ruang penyusutan

-          Ruang peminjaman

-          Ruang fumigasi

-          Ruang microfilm

-          Ruang kantor

-          Toilet, Parkir, Garasi.

C.  Kapasitas Pusat Arsip

Untuk menentukan seberapa luas pusat arsip akan dibangun yang menjadi dasar perhitungannya adalah seberapa dasar jumlah arsip yang akan disimpan, serta rak arsip apa yang akan dipergunakan.

Sebagai dasar perhitungan yaitu ruang seluas 170 meter persegi dengan menggunakan rak arsip tinggi 220 cm dapat menampung 1000 meter lari arsip. Jika digunakan bergerak (mobile stack) dapat ditampung 1800 meter lari arsip.

D.  Beban Muatan

Jika gedung arsip akan dibangun bertingkat maka kapasilas beban muat gedung/ruang harus mendapat perhatian khusus. Sebagai dasar perhitungannya sebagai berikut :

1 ml arsip beratnya : 35 kg - 80 kg, rata-rata 50 kg.

E.  Sirkulasi Udara

Masalah sirkulasi udara harus mendapat perhatian khusus karena pada dasarnya suatu pusat arsip tidak didesign full AC, cukup dengan sirkulasi udara yang baik. Oleh sebab itu perlu dibuat ventilasi yang cukup.

F.   Transportasi

Transportasi tidak hanya untuk pengiriman arsip dan layanan permintaan arsip,tetapi juga untuk pegawai, staf di Pusat Arsip.

G.  Keselamatan dan Keamanan

Sejauh mungkin terhindar dari bahaya mengancam keamanan dan keselamatan arsip. Seperti pencurian, kebakaran, kebanjiran, serangga, binatang pengerat dan sebagai.

III.   PENYIMPANAN DAN PENATAAN

Prosedure penyimpanan arsip in aktif (pemindahan arsip dari unit kerja kepusat arsip) harus dilaksanakan secara sistematis, kontinyu dan dilaksanakan secara tertib. Adapun prosedurnya meliputi :

1.      Pemeriksaan, yaitu meneliti arsip yang diserahkan dari unit kerja apakah telah betul in aktif atau belum (berdasarkan pada JRA), apakah arsip yang diserahkan sesuai dengan daftar.

2.      Mengindentifikasi dan mendeskripsi, yaitu meneliti dan mendeskripsi arsip untuk dikelompokkan per seri arsip (records series).

3.      Penyortiran/pemilahan, yaitu memilih duplikasi arsip untuk dimusnahkan.

4.      Pemberkasan, yaitu memberkaskan arsip tersebut dalam kelompok berkas atau seri arsip, serta kronologis.

5.      Penomoran dan penataan boks

a.      Penataan arsip dalam boks

Berkas-berkas yang telah dikelompokkan sesuai dengan seri arsip dimasukkan ke dalam boks arsip (38 cm X 20 cm X 27 cm atau 38 cm X 10 cm X 27 cm).

Perlu diperhatikan bahwa setiap boks arsip hanya berisi satu seri.

b.      Penataan boks arsip pada rak arsip

Penataan boks arsip disusun secara lateral.

Penataan boks pada rak tergantung pada sistem penomoran boks. Sementara sistem penomoran boks dipengaruhi oleh ruang arsip. Jika terdapat beberapa ruang penyimpanan, maka penomoran ruang perlu diberi kode ruang. Selain itu biasanya dalam ruang arsip terdapat beberapa lajur rak arsip. Dengan demikian unsur-unsur penomoran boks bisa terdiri dari atas nomor rak dan nomor boks.

Contoh : A. 01. 05. 10 yang berarti disimpan diruang, Arsip, lajur rak nomor satu, rak nomor lima serta boks nomor 10. Penata boks pada rak yaitu mulai dari kiri atas, kemudian kesebelah kanan, turun kebawah dari kiri, kemudian kesebelah kanan, turun lagi dan seterusnya.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: